PPT作成時間を大幅に短縮する15の小技

大企業でパワーポイント（以下PPT）自粛令が出たりしましたが、職種や会社によってはPPTを使う/作成する場面には出くわしてしまいます。理系の大学生や大学院生においても、卒論や修論、中間報告や学会発表などにPPTを利用する場面が目立ちます。

大事な時間をPPTを作ることなんか（？）で浪費しないよう、PPTを作成するときに時間を大幅に短縮する小技を自分なりにまとめてみました。プレゼンを成功させるためにはPPTのスクリプト作成や資料集めにもっと時間を費やすべきですので、作成時間が短縮できるに越したことはありません。

個人的な経験や周囲の意見によると、PPT作成で最も時間を無駄に使っているのは以下の２点。

１．オブジェクトの色とか大きさを変更<->修正するとき
２．複数オブジェクトの配置を微調整してページのバランスをとるとき

と、いうわけでいろいろ改善の余地のありそうなPPT作成ですが、最重要課題は上の2つの作業の時間の無駄を省くことです。
逆にいえば、この改善だけでかなりの時間短縮がみこめます。

厳選ショートカット
■１．すべて選択する
　Ctrl＋「A」
割と基本です。テキスト入力するときには、下の「ノート」に内容を記入してから、「すべて選択」->「貼り付け」の流れでよく使います。

■２．検索する/置換する
　Ctrl＋「F」
置換もできるのです。

■３．新規スライドを作成する
　Ctrl＋「M」
スライド作成は頻繁にあるので、覚えていて損はないでしょう。正確には作成より「挿入」です。

■４．今見ているページのスライドショーを見る。
　Shift＋「F5」
単に「F5」だけクリックすると、スライドショーが１枚目からはじまってしまいます。
ちなみにスライドショーから抜けるときは「Esc」。

■５．フォントサイズを大きくする
　Ctrl＋Shift＋「＞」
以外と知られていないけど、かなり便利です。次のも一緒に覚えておくといいです。

■６．フォントサイズを小さくする
　Ctrl＋Shift＋「＜」

■７．選択を外さずに「線」を右クリックする
　「目」（キーボード右下の「Ctrl」キー付近に「目」みたいなボタンがあります。右クリックと同じ効果です。）
　次も「目」関係の小技。

■８．図形の色とか線の色を変える
　右クリ＋「O」　（または「目」＋「O」）
　

■９．図形のサイズを変える
　右クリ＋「Z」　（または「目」＋「Z」）
　
　
ドラッグ操作
■１０．同時に複数のオブジェクトを選択する
　Ctrlを押しながらオブジェクトをクリック

■１１．クリックなしで複製する
（オブジェクトを選択してから）Ctrlを押しながらドラッグ

クイックアクセスツールバーの活用
以下のツールをクイックアクセスツールバーに追加します。1個1個のオブジェクトの色やサイズを変更していくならば、クイックアクセスツールバーは不要だと思いますが、複数のオブジェクトを「まとめて選択」->「まとめて変更」のほうが断然早いし、きれいに仕上がります。

■１２．図形
「ホーム」＞「図形描写」＞から「図形」「図形の枠線」「図形の塗りつぶし」の３個を追加します。

■１３．配置
「ホーム」＞「図形描写」＞「配置」から「オブジェクトの順序」と「配置」の２個を追加します。

■１４．フォント色
「ホーム」＞「フォント」から「フォント色」を追加します。

その他
■１５．ブラウザとPPTを交互にみる
　Alt（押しっぱ）＋Tab

　クリックなしで一番前に表示される画面が切り替えることができます。この小技はwinのデフォルトショートカットキーですので、winユーザの方はほかの場面でも利用できます。macにも類似のショートカット：alt＋cmdがありますが、これはアクティブアプリケーションの切り替えです。

以上の小技を使いこなせば、今までのPPT作成時間が大幅に短縮されること請け合いです。
PPTの目的は「自分の考えていることを、余さず伝えるコト」です。目的を見失わないよう、資料作成をしていきたいものです。

ソース
PowerPointショートカット一覧：http://www.relief.jp/itnote/archives/000231.php
PowerPoint 2007 で使用するショートカットキー：http://office.microsoft.com/ja-jp/powerpoint/HP101547101041.aspx
Macのショートカット一覧：http://ja.wikipedia.org/wiki/ショートカットキー一覧
Winのショートカット一覧：http://ja.wikipedia.org/wiki/ショートカットキー一覧